איך לבחור שי קיץ לעובדים בצורה חכמה?

בקיץ רוב הארגונים רוצים לעצור לרגע ולהגיד תודה לעובדים. זה זמן של חופשות, עומס חום ושינויים בשגרה, וכשנותנים שי בתקופה הזו, המטרה היא לא רק לסמן שעשינו משהו, אלא ליצור תחושה אמיתית של הערכה. מצד אחד יש תקציב מוגדר ולוחות זמנים צפופים, מצד שני יש קבוצה גדולה של אנשים שונים באורח החיים, בגיל ובצרכים. כאן נכנסות לתמונה מתנות לקיץ לעובדים: אם בוחרים בהן נכון, הן יכולות להשתלב בחיי היום יום, ללוות את העובד בבית ובחופשה, ולחזק את הקשר לארגון. אם בוחרים בהן בלי תכנון, הן עלולות להישאר בארון או להיראות כמו עוד חפץ שלא ברור למה בכלל קיבלו אותו. במאמר הזה ננסה לענות על שאלות הבאות: מה בעצם הבעיה ששווה לפתור, איך נראית מתנה קיצית שהעובדים באמת משתמשים בה, ואיך הופכים את כל המהלך לפשוט יותר גם עבור הארגון וגם עבור העובדים.

איזו מטרה שי קיץ לעובדים צריך לשרת?

לפני שבוחרים מוצר, חשוב להחליט מה רוצים להשיג. יש ארגונים שרואים בשי דרך לשמור על קשר בתקופה שבה חלק מהעובדים בחופשות, חלק בבית וחלק ממשיכים בעבודה מלאה. אחרים רוצים לסמן סיום של רבעון עמוס, פרויקט גדול או שנה מאתגרת. יש גם מי שמנצלים את השי כדי להעביר מסר מסוים, כמו עידוד זמן משפחתי, תשומת לב לבריאות, או בחירה באג’נדה חברתית. כשמגדירים מטרה ברורה, קל יותר להבין איך מתנות לקיץ לעובדים אמורות להיראות: האם הן צריכות להתאים יותר לבית, לרכב או למשרד, האם כדאי שהן יתמכו בזמן איכות עם הילדים, או אולי יתנו לעובד רגע קטן לעצמו. במקום לחשוב רק על “מה נותנים”, שואלים מה השי אמור לעשות בחיים של העובד בשבועות שאחרי החלוקה. הגדרה כזו עוזרת גם להסביר לעובדים למה נבחר שי הספציפי, והם מרגישים שמאחורי המתנה עומדת מחשבה ולא רק הרגל.

למה מתנה קיצית חוזרת על עצמה כבר לא מרגשת את העובדים?

ברוב הארגונים יש זיכרון של שיי קיץ דומים שחוזרים כמה שנים ברצף. באיזשהו שלב העובדים כבר לא מתרגשים, גם אם המוצר עצמו יפה. כובע ממותג נוסף, בקבוק שתייה דומה מאוד לקודם או מטרייה שקיבלו בחורף עשויים להיות שימושיים, אבל כשהם חוזרים שוב ושוב בלי שינוי, זה משדר לעובד שהבחירה נעשתה “על אוטומט”. מתנות לקיץ לעובדים מאבדות חלק מהערך שלהן כאשר אין תחושה של עדכון, התאמה לקבוצה או התאמה לשינויים שחלו בארגון. לפעמים גם איכות לא מספיקה פוגעת בחוויה: פריט שמתבל מהר, לא נוח לשימוש או לא עומד בציפייה, גורם לעובד להניח אותו בצד. כדי להחזיר ערך, לא חייבים לבחור משהו קיצוני או יוצא דופן, אלא לוודא שיש מרכיב של חידוש: סוג מוצר שלא היה בעבר, שדרוג של קטגוריה קיימת, עיצוב עדכני יותר או תוספת קטנה שהופכת את השימוש לנוח יותר. ברגע שהעובד רואה שהשנה התחשבו בשינויים ובטעם שלו, גם מתנה פשוטה יכולה להרגיש אחרת.

איך בוחרים מתנות לקיץ לעובדים שמתאימות לחיים האמיתיים?

השלב הבא הוא להסתכל על היום יום של העובדים בצורה מפוכחת ופשוטה. בקיץ אנשים נמצאים יותר בדרכים, בים, בגינה, אצל משפחה, או בבית ממוזג. יש עובדים עם ילדים קטנים, אחרים חיים לבד, חלק עובדים בעיקר מהמשרד ואחרים משלבים עבודה מהבית. מתנות לקיץ לעובדים שנלקחות מתוך התמונה הזו יבחרו אחרת מאשר שי כללי. אפשר לחשוב על פריטים שנכנסים בקלות לתיק, לרכב או למטבח, שאינם גדולים מדי ושאפשר למצוא להם מקום גם בדירות קטנות. חשוב לתת עדיפות למוצרים קלים לניקוי, נעימים למגע ובעלי תחושה של איכות. המיתוג צריך להיות עדין, כדי שהעובד ירגיש נוח להשתמש בפריט גם בסביבה פרטית. כדאי גם לשים לב לשיקולים כמו כשרות, חומרי גלם, התאמה לעבודה עם ילדים או בטיחות בשמש. ככל שהמתנה מתאימה ליותר מצבים וליותר סוגי משפחות, כך גדל הסיכוי שהיא ייכנס לשגרה ולא תישאר בקופסה. הסבר קצר שמצורף לשי ומציג את הרעיון מאחוריו עוזר לעובד להבין מה חשב על כך הארגון כשהוא בחר בו.

איך מנהלים הזמנת מתנה לקיץ בלי להעמיס על משאבי האנוש?

מאחורי כל מתנה שנראה פשוט עומדת עבודה רבה: בדיקת אפשרויות, השוואת מחירים, בירור זמינות, בדיקת איכות, אישורים מהנהלה, איסוף כתובות, תיאום משלוחים ועוד. צוות משאבי האנוש בדרך כלל אחראי גם על גיוס, רווחה שוטפת, ימי עיון ועוד. אם מתנות לקיץ לעובדים מנוהלות ללא תכנון, השי הופך לפרויקט כבד שמושך המון זמן. כדי להימנע מכך, חשוב לסגור מראש כמה נקודות: תקציב לעובד, חלון זמנים ברור להחלטה, האם המשלוח יהיה לבית או למשרד, האם מאפשרים בחירה בין כמה אופציות או בוחרים מוצר אחד לכולם. עבודה עם גורם מקצועי אחד שחוסך את ההתעסקות עם ריבוי ספקים, עם אריזה ועם לוגיסטיקה, מפחיתה עומס ומאפשרת לצוות להתמקד רק בהכרעות העיקריות. כאשר יש שותף שאוסף את הנתונים, בודק את הכתובות, מטפל בתקלות ומעדכן סטטוסים, חוויית הפרויקט משתנה: במקום “מרדף אחרי קרטונים”, השי הופך לתהליך מסודר עם לוח זמנים וגב מקצועי. כך גם העובדים מקבלים הודעות ברורות ולא נשארים עם שאלות פתוחות.

איך מחברים בין שי קיץ לבין תרבות ארגונית קבועה?

שי קיץ מצליח במיוחד כאשר הוא לא עומד לבד, אלא מתחבר למה שהארגון אומר ועושה לאורך השנה. אם בארגון מדברים על איזון, על התחשבות במשפחה או על אחריות חברתית, אפשר לבחור מוצרים שמחזקים את הקו הזה. לדוגמה, מוצר לשימוש משפחתי, פריט שעוזר לשמור על סדר ונוחות בבית, או מתנה שנרכשת מספקים בעלי ערך חברתי. גם שפת הברכה צריכה להיות תואמת לשפה הפנימית של הארגון. כאשר העובד קורא את הכרטיס ומרגיש שמזהה את הטון, הוא מבין שהשי מגיע מאותו מקום שממנו מגיעים גם המסרים האחרים. מתנות לקיץ לעובדים שמתחברות לתרבות ארגונית עקבית בונות לאורך זמן אמון ושייכות. העובד יודע שכל שנה מתכננים מחדש, אבל לפי אותו קו חשיבה, והוא יודע למה לצפות גם בלי להכיר את הפריט עצמו. כך אפשר לייצר מסורת שי שמתפתחת יחד עם הארגון, ולא אוסף של החלטות חד פעמיות.

איך רינת מתנות מרגשות יכולה להפוך את שי הקיץ לפשוט ומדויק?

כאן נכנס התפקיד של מי שמלווה אתכם מבחוץ. רינת מתנות מרגשות עובדת עם ארגונים שרוצים לשמור על שפה מקצועית ופשוטה, ולהעניק שי שמתאים לחיים האמיתיים של העובדים. הצוות לומד את מבנה הארגון, את גודל הקבוצות, את התקציב ואת סגנון העבודה, ומציע מספר מצומצם של פתרונות שמותאמים לקיץ: מוצרים שימושיים, איכותיים, עם מיתוג עדין וברכה קצרה. משם רינת מטפלת בכל מה שמסביב, כלומר  באוצרות, בדיקת איכות, התאמת כשרות, עיצוב אריזה, שילוח לבית או למשרד, טיפול בתקלות נקודתיות והעברת מידע ברור לצוות. כך הארגון אינו נדרש לנהל עשרות שיחות עם ספקים ואינו נגרר לפרטים טכניים. אם חשוב לכם שהפעם מתנות לקיץ לעובדים יהיו פשוטות לבחירה, נעימות לשימוש וברורות לכל הצדדים, אפשר לפנות אלינו, לבחור כיוון שמתאים לארגון שלכם, ולתת לשותף מקצועי לטפל בשאר.