תדמיינו דוכן בכנס באמצע היום. אדם אחד עובר לידו, לוקח פריט מהשולחן וממשיך. כמה דקות אחר כך מגיע מישהו אחר, עוצר, שואל שאלות ונשאר לשיחה של רבע שעה. אולי אפילו קובעים לדבר שוב אחרי הכנס. בסוף שניהם יוצאים עם אותו פריט. זה קורה בהרבה אירועים, כי מראש הוזמן מוצר אחד שנועד לכולם. ואז מגיעה השאלה: למה בעצם שניהם צריכים לקבל אותו דבר? מתנות לכנסים יכולות למלא תפקידים שונים בתוך אותו אירוע. פריט אחד יכול להיות נגיש לכל מי שעובר ליד הדוכן, ופריט אחר להישמר למי שכבר עצר והתעניין. לא צריך להזמין חמישה סוגים שונים או לסבך את החלוקה. לרוב שתי רמות מספיקות כדי שהמתנה תתאים למה שקורה באמת מול הדוכן.

מה ההבדל בין מתנות לכנסים שמחלקים לכולם לבין שי שניתן בשיחה?

הפריט הראשון הוא זה שרואים מיד. הוא יכול להיות מונח על השולחן או במקום נגיש ליד הדוכן, וכל מי שעובר יכול לקחת אותו. התפקיד שלו הוא להזכיר את החברה גם אחרי שהאדם המשיך לדוכן הבא. הפריט השני נשמר לרגע אחר. נציג עומד מול אדם שהתעניין, שמע על המוצר או השירות, שאל כמה שאלות ואולי גם השאיר פרטים. כשהשיחה מסתיימת והוא מקבל משהו ביד, התחושה כבר אחרת. המתנה הופכת לחלק מהמפגש שהיה ביניהם. בכנס אפשר לעבוד עם שתי רמות של מתנות: פריט שמחלקים לקהל הרחב ופריט ששומרים למי שעצר לשיחה. גם בדוכן עצמו החלוקה יכולה להיות פשוטה. פריטי החשיפה נמצאים בחוץ ונגישים, והפריטים שמיועדים לשיחות נשארים אצל הצוות ונמסרים בזמן המתאים. כך לא מגיעים לשעה הראשונה של הכנס ומגלים שכל המלאי חולק לאנשים שעברו במקרה. לפעמים יש גם אדם מסוים שממש רוצים לפגוש, כמו לקוח קיים או מקבל החלטה בחברה גדולה. עבורו אפשר להכין שי אישי, אבל אין צורך להפוך אותו לעוד סוג שמזמינים בכמות. כך גם יודעים מראש מאיזה פריט צריך כמות גדולה יותר ואיזה פריט נשמר למספר קטן יותר של מפגשים.

למה פריט בשקית הנרשמים צריך לעבוד אחרת מפריט שמחכה בדוכן?

פריט שנכנס לשקית הנרשמים צריך לעבוד אחרת מפריט שמחלקים בדוכן. האדם מקבל את השקית יחד עם תג השם, התוכנייה ועוד כמה פריטים של חברות שונות. הוא מסתובב איתה במשך שעות, ולעיתים פותח אותה באמת רק כשהוא חוזר הביתה או למשרד. לכן המוצר שבתוכה צריך להסתדר גם בלי מישהו שיעמוד לידו ויסביר למה הוא שם. אם הוא שימושי, קטן ונוח, יש סיכוי טוב שהוא יעבור את כל היום ויגיע הביתה. גם המסר שמופיע עליו צריך להיות קצר וברור. אף אחד לא עומד באמצע הכנס וקורא פסקה ארוכה על מוצר פרסומי.

בדוכן המפגש אחר. האדם כבר עומד מולכם. לפעמים הפריט עצמו גורם לו להתקרב, ולפעמים הוא ניתן בסוף שיחה טובה. אפשר אפילו לשמוע מישהו אומר: “אה, את זה דווקא אני צריך”, ומשם השיחה ממשיכה. מי שמזמין מתנות לכנסים יכול להחליט מראש איזה מוצר מיועד לשקית ואיזה מוצר שייך לדוכן. מוצר שנכנס לשקית צריך להגיע בשלום עד הבית ולהיות ברור גם יום אחרי האירוע. מוצר שנמצא בדוכן יכול להיות חלק מהמפגש עצמו.

איך בוחרים פריט שאנשים באמת ייקחו איתם הביתה?

מי שהיה פעם בכנס גדול מכיר את השעות האחרונות של היום. בבוקר עוד אוספים הכל בשמחה. אחר הצהריים כבר יש תיק על הכתף, כמה דפים, בקבוק מים, חומר מקצועי ושקית שמתחילה להכביד. בשלב הזה פריט גדול מדי הופך מהר מאוד למשהו שמחפשים איפה להשאיר. גם אריזה יפה מאוד לא תעזור אם היא נמחצת אחרי שעה בתיק. לכן גודל, משקל ועמידות משפיעים על מה שיקרה למתנה הרבה אחרי שהיא ירדה משולחן התצוגה. אם הפריט שימושי גם אחרי הכנס, יש לו סיכוי טוב יותר להישאר. בקבוק נוח, כבל שימושי, תיק קטן, מחברת טובה או מוצר לשולחן יכולים לעבור מהאירוע ישר לשימוש ביום העבודה. בזמן שבוחרים מתנות לכנסים, אפשר לדמיין את המשתתף בסוף היום, יוצא מהאולם עם כל מה שאסף. הפריט שלכם צריך עדיין להיות איתו, ולא להישאר על כיסא באולם או להיזרק בדרך החוצה.

מתי כדאי להתחיל להכין את המתנות לפני הכנס?

המתנות צריכות להיות באולם לפני שהקהל נכנס, ולכן ההזמנה נסגרת הרבה לפני יום הכנס. צריך לבחור את הפריטים, לסגור כמויות, להכין מיתוג ואריזה ולדאוג שהכל יגיע למקום בזמן. כשמזמינים מתנות לכנסים, נוח להתחיל מהיום שבו הפריטים צריכים להיות באולם ולתכנן ממנו אחורה. אם יש שני סוגים של מתנות, מחליטים מראש כמה מכל אחד צריך ואיפה הם יהיו בדוכן. פריט החשיפה יכול להיעלם מהר מהשולחן, בעוד שהפריט שניתן אחרי שיחה נשאר אצל הצוות ונמסר לאורך היום. גם סוג האירוע משנה את הכמות. כנס שבו רוצים לפגוש כמה עשרות לקוחות קיימים נראה אחרת מתערוכה שבה אלפי אנשים עוברים מול הדוכן. ההבדל הזה משפיע על הכמויות, על סוג הפריטים וגם על הדרך שבה הצוות יחלק אותם בזמן האירוע.

באותו אולם יכולים להיות שני סוגים של מפגש

באותו כנס יש אנשים שעוברים ליד הדוכן לכמה שניות ואנשים שנשארים לשיחה. כשההזמנה מתייחסת לשני המצבים האלה בנפרד, גם החלוקה בדוכן מרגישה טבעית יותר. פריט אחד יכול להיות פתוח לכולם, והשני נשמר למפגש שבו כבר נוצר עניין. מכאן נשאר לחשוב על האדם שצריך להסתובב עם המתנה במשך שעות ולחזור איתה הביתה. מוצר נוח, שימושי ומתאים לרגע שבו הוא ניתן יכול להישאר איתו גם הרבה אחרי שהאירוע הסתיים.

רינת מתנות מרגשות: מתנה שמתאימה גם לאירוע עצמו

רינת מתנות מרגשות היא חברה משפחתית בעלת ניסיון של 25 שנה בעבודה עם חברות וארגונים. תוכלו לבחור מתוך מגוון רחב של מתנות ומוצרי פרסום ולשלב מיתוג, אריזה בעבודת יד ובקרת איכות על ההזמנה. כשמתכננים כנס או תערוכה, אפשר לחשוב מראש על הפריטים שיחכו לקהל הרחב ועל השי שיישמר לפגישות ולשיחות משמעותיות יותר. אם אתם עומדים לפני כנס ורוצים לבחור מוצרים שמתאימים למה שיקרה באמת בדוכן, אפשר לפנות אלי בטלפון 072-3952203.