ביומן כתובה פגישה של חצי שעה: בחירת מתנה לעובדים. מי שאחראית על הרווחה מגיעה עם כמה כיוונים, הרכש רוצה להבין מה בדיוק מזמינים, ומי שצריך לתת את האישור שואל שאלות שאף אחד עוד לא בדק. מה קורה עם עובדים שלא יהיו במשרד ביום החלוקה? לאן שולחים לסניפים? מי מאשר את המיתוג? הפגישה מסתיימת במשפט המוכר: “תבדקו את זה ונחזור לזה”. כעבור כמה ימים כולם שוב באותו דיון. זה קורה כי מתנות לחברות וארגונים עוברות בדרך כלל בין כמה אנשים לפני שמתקבלת החלטה. כל אחד מהם מסתכל על חלק אחר של ההזמנה. צוות הרווחה מכיר את העובדים ואת האירוע, הרכש צריך את הפרטים שיאפשרו להתקדם, ומי שנותן את האישור רוצה לראות תמונה ברורה לפני שהוא אומר כן. כשהמידע מגיע לחדר יחד עם האפשרויות, השיחה נראית אחרת לגמרי.

מי מחליט על מתנות לחברות וארגונים בתוך הארגון?

בדרך כלל ההחלטה עוברת בין שלושה אנשים, ולכל אחד מהם חשוב משהו אחר. הראשון מגדיר מה צריך: מי מקבל את המתנה, כמה אנשים יש ומתי היא צריכה להיות אצלם. השני מרכז את האפשרויות וההזמנה. השלישי נותן את האישור ומוודא שהכול מתאים לכללים הפנימיים של החברה. הבעיה מתחילה כשמתקדמים לבחירה לפני שסגרו את הפרטים הבסיסיים. מנהלת רווחה יכולה להגיע עם אפשרות שהיא מאוד אוהבת, ואז הרכש מגלה שהחלוקה מורכבת ממה שחשבו. בפעם אחרת הכול כבר כמעט סגור, ורק בשלב האישור מישהו שואל מה עושים עם עובדים מרחוק. עכשיו צריך לחזור אחורה ולבדוק שוב.

רווחה ומשאבי אנוש

מה התפקיד מחליט בפועל: למי מיועד השי ואיזה קונספט הכי מתאים לאופי האירוע.

מה צריך לקבל כדי להחליט: מספר מקבלים מדויק, אפיון הקהל ומועד החלוקה הרצוי.

רכש ולוגיסטיקה

מה התפקיד מחליט בפועל: איך ההזמנה מתקדמת, לוחות זמנים והתנהלות ישירה מול הספק.

מה צריך לקבל כדי להחליט: כמויות סופיות, מועדי אספקה, אופן השינוע והסניפים, ופרטי התקשרות עם הספק.

גורם מאשר (הנהלה / כספים)

מה התפקיד מחליט בפועל: אישור תקציבי סופי ויציאה לדרך עם הבחירה.

מה צריך לקבל כדי להחליט: תמונה שלמה של ההזמנה (עלויות, כמויות), הדמיית מיתוג ודוגמה פיזית לאישור.

כשכל אחד מקבל את המידע שהוא צריך עוד לפני הישיבה, הרבה פחות דברים חוזרים לשולחן בפעם השנייה.

אילו שאלות עולות כמעט בכל ישיבת אישור?

מתחילים לדבר על המתנה, ותוך כמה דקות כבר מדברים על עובדים מרחוק, סניפים וחלוקה. “זה מתאים לכולם?” “ומה עם מי שעובד מהבית?” “מי מחלק את זה?” “מה קורה עם עובדים שנמצאים בחופשה?” “יש מישהו שהפריט הזה פחות מתאים לו?” אלה שאלות רגילות לגמרי, והן חוזרות כמעט בכל ארגון בצורה כזאת או אחרת. הבעיה מתחילה כשהן נשאלות בפעם הראשונה רק מול מי שאמור לתת אישור. למשל, מחליטים לחלק את השי באירוע חברה. ואז מישהו שואל מה יקבלו העובדים שלא מגיעים. עכשיו צריך לבדוק כמויות מחדש ולהחליט איך הם יקבלו את המתנה. במקרה אחר עולה שאלה על עובדים בכמה אתרים, או על צוות שעובד במשמרות. מי שאחראי על מתנות לחברות וארגונים מכיר בדרך כלל את רוב המצבים האלה עוד לפני הישיבה. כמה תשובות קצרות מראש חוסכות את המשפט “נבדוק ונחזור אליכם”. לא צריך להכין מצגת ארוכה. מספיק שאפשר לענות מי מקבל, איפה, מתי ומה קורה עם מי שלא נמצא שם באותו יום.

מה צריך לעבור מהרכש לספק ומה חוזר לארגון?

לפעמים הספק מקבל פנייה שנשמעת בערך כך: “אנחנו מחפשים מתנה לעובדים, תשלחו לנו כמה אפשרויות”. מבחינת הארגון זו התחלה. מבחינת מי שצריך להציע משהו מתאים, עדיין חסר כמעט כל ההקשר. כמה אנשים מקבלים? המתנה מחולקת במקום אחד או מגיעה לכמה אתרים? באיזה תאריך היא צריכה להיות אצל העובדים? האם היא נמסרת באירוע או נשלחת בנפרד? ומי האדם שנותן את האישור האחרון? בלי הפרטים האלה מתחיל סבב שאלות במיילים ובטלפונים, ורק אחריו אפשר באמת להתקדם. במקרה אחר, האפשרויות כבר חזרו מהספק, אבל מי שמאשר רואה אותן בלי לדעת למה הן נבחרו. “למה הלכנו על הכיוון הזה?” הוא שואל, ומי שהעביר את ההזמנה צריך לחזור להסבר שהיה בתחילת הדרך. אם הבחירה נעשתה בגלל אופן החלוקה, סוג האירוע או הרכב העובדים, המידע הזה צריך להגיע יחד איתה לאדם שמאשר.

איך מגיעים לאישור בלי לחזור שוב להתחלה?

לפני פגישת האישור אפשר לרכז בעמוד אחד את מה שכבר ידוע. מי מקבל את המתנה וכמה אנשים נמצאים ברשימה, מתי רוצים לחלק אותה, איך מטפלים בעובדים שלא יהיו במקום ואיך המתנה אמורה להיראות אחרי המיתוג. דוגמה פיזית או הדמיה טובה חוסכות הרבה דיונים מהסוג של “רגע, איך זה ייראה בפועל?” אנשים מקבלים החלטה מהר יותר כשהם רואים משהו ברור מול העיניים ולא מנסים לבנות אותו בראש מתוך תיאור. גם העובדים שלא יהיו בחלוקה צריכים להיכנס לשיחה הזאת מוקדם. עובד בחופשה, עובד מרחוק, צוות שנמצא במשמרת אחרת או סניף שלא משתתף באירוע יכולים לשנות את מספר היחידות ואת דרך החלוקה. אם הנושא הזה עולה אחרי שהכול אושר, ההזמנה חוזרת לעוד סבב. כשהפרטים האלה מגיעים סגורים לפגישה, נשאר בעיקר לבחור ולא להתחיל שוב לאסוף מידע.

לפעמים העיכוב בכלל לא מתחיל במתנה

מתנה ארגונית יכולה להיתקע במשך ימים גם כשכולם דווקא אוהבים את הכיוון שנבחר. אדם אחד עדיין מחכה לכמות סופית, מישהו אחר לא ידע שיש עובדים בכמה אתרים, והמאשר ראה את המיתוג רק בפגישה האחרונה. כל פרט כזה שולח את ההחלטה לעוד סיבוב קטן. מי שמרכז מתנות לחברות וארגונים יכול לחסוך חלק גדול מהסבבים האלה עוד לפני הישיבה. קהל ברור, כמות סגורה, מועד, דרך חלוקה ומענה למי שלא יהיה נוכח נותנים בסיס טוב להחלטה. כך רווחה, רכש ומי שנותן את האישור מגיעים לפגישה עם אותם נתונים. בפגישה עצמה כבר מדברים על החלטה, במקום לגלות עוד פרט שחסר ולפתוח שוב את היומן.

רינת מתנות מרגשות: מגיעים לאישור עם תמונה ברורה

ברינת מתנות מרגשות הליווי כולל גם את שלבי הבחירה והאישור בתוך הארגון. אפשר לקבל דוגמה לאישור, לראות את המיתוג לפני ההפקה ולסגור את הפרטים שצריכים לעבור בין רווחה, רכש והגורם המאשר. ההזמנות עוברות בקרת איכות, והמארזים נארזים בעבודת יד בהתאם לבחירה ולמיתוג שסוכמו. אם אתם עומדים לפני בחירת מתנות לחברות וארגונים ורוצים להגיע לישיבת האישור עם משהו ברור ומגובש, אפשר לדבר איתנו בטלפון 072-3952203 ונעזור לכם לארגון מתנה מושלמת לעסק שלכם.